Zwroty w mailu służbowym
Mail służbowy ma swoje formuły: na początek, na przypomnienie, na przeprosiny i na koniec. Większość jest poprawna, ale część brzmi urzędowo albo mówi coś innego, niż się wydaje. Tabela pokazuje, kiedy dany zwrot pasuje i jak napisać to samo prościej; każdy zwrot prowadzi do hasła z pełnym wyjaśnieniem.
| Zwrot | Kiedy się go używa | Prościej |
|---|---|---|
| w nawiązaniu do poniższego | na początku odpowiedzi w długim wątku | Odpowiadam na pytanie o termin. |
| zgodnie z ustaleniami | gdy przypominasz, co już uzgodniono | Tak jak ustaliliśmy we wtorek, … |
| jak ustaliliśmy na callu | w podsumowaniu po rozmowie | Podsumowuję naszą rozmowę: … |
| w załączeniu przesyłam | gdy dołączasz plik | Wysyłam umowę. |
| do wiadomości | gdy informujesz, ale nie oczekujesz działania | Dla informacji: … |
| uprzejmie przypominam | przy pierwszym przypomnieniu | Przypominam o fakturze z 3 listopada. |
| podbijam temat | gdy wątek ucichł na czacie lub w mailu | Wracam do pytania z poniedziałku. |
| wracam do tematu | gdy wznawiasz odłożoną sprawę | Wracam do sprawy budżetu. |
| ponawiam prośbę | przy drugim lub trzecim przypomnieniu | Proszę ponownie o odpowiedź do piątku. |
| follow-up | po spotkaniu albo gdy brak odpowiedzi | Podsumowanie i kolejne kroki: … |
| monit przedsądowy | gdy płatność jest po terminie | Prosimy o zapłatę do 15 listopada. |
| przepraszam za opóźnioną odpowiedź | gdy odpisujesz po kilku dniach | Przepraszam, że odpisuję dopiero teraz. |
| przepraszamy za wszelkie niedogodności | w komunikatach o awariach i zmianach | Przepraszamy, że wczoraj nie działały płatności. |
| z góry dziękuję | na końcu prośby | Dziękuję. |
| pozostajemy do dyspozycji | na końcu odpowiedzi firmy lub urzędu | W razie pytań proszę o kontakt. |
| zapraszam do kontaktu w razie pytań | na końcu oferty lub informacji | Chętnie odpowiem na pytania. |
| będziemy w kontakcie | na zakończenie rozmowy bez konkretnego terminu | Odezwę się do piątku. |
| z wyrazami szacunku | w formalnym piśmie, przed podpisem | Z poważaniem albo Pozdrawiam. |
| to mógł być mail | o spotkaniu, które nie wymagało rozmowy | Następnym razem wyślę to mailem. |
Pytania i odpowiedzi
Jakie zwroty grzecznościowe stosować w mailu służbowym?
Na początek: Dzień dobry, Szanowna Pani lub Szanowny Panie, a w zespole po prostu imię. Na koniec: Pozdrawiam, Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku w piśmie formalnym. W środku warto pisać konkretnie: czego potrzebujesz i do kiedy. Grzeczność wynika bardziej z jasności prośby niż z liczby formuł.
Co napisać w mailu zamiast witam?
Bezpieczne powitanie to Dzień dobry albo Szanowna Pani lub Szanowny Panie. Językoznawcy zwracają uwagę, że witam to formuła gospodarza witającego gościa, więc w pierwszym mailu do obcej osoby może brzmieć nie na miejscu. W stałej korespondencji z zespołem często wystarcza samo imię.
Jak napisać przypomnienie w mailu, żeby nie było niegrzeczne?
Krótko przypomnij, czego dotyczy sprawa i kiedy pisałeś, podaj, czego potrzebujesz i do kiedy, i dołącz poprzednią wiadomość. Na przykład: Wracam do mojej prośby z 20 października o przesłanie faktury; potrzebuję jej do czwartku. Przy kolejnym przypomnieniu można napisać stanowczej: Ponawiam prośbę.
Jak zakończyć maila służbowego?
Przed podpisem wystarczy jedno zdanie zamykające, na przykład W razie pytań proszę o kontakt, i formuła pożegnalna: Pozdrawiam w korespondencji codziennej, Z poważaniem w formalnej. Podpis powinien zawierać imię, nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe. Nie trzeba łączyć kilku formuł naraz.