Wzory do skopiowania
Wzór stopki mailowej dla firmy
Trzy gotowe wzory stopki mailowej: skopiuj jeden albo otwórz go w generatorze i wpisz swoje dane. Signature Desk to darmowy generator stopki mailowej od Przemysława Zalewskiego, niezależnego inżyniera.
Autor: Przemysław Zalewski ·
Trzy wzory do skopiowania
Każdy wzór to stopka HTML zbudowana z tabel, ze stylami inline, taka sama jak z generatora. „Kopiuj stopkę” kopiuje ją jako tekst sformatowany (z wersją tekstową), „Kopiuj HTML” kopiuje kod. „Dostosuj w generatorze” otwiera ten szablon z polami do wypełnienia; szablon jedzie w samym linku, nic nie trafia na serwer.
Minimalna: imię, stanowisko, kontakt
Bez logo i bez stopki prawnej, dla jednoosobowej działalności albo wewnętrznej korespondencji.
|
Z logo i linkiem do rozmowy
Logo z lewej, kolor marki i jedno zaproszenie zamiast rzędu ikon.
| ||||
| Umów 30 minut rozmowy |
Sp. z o.o. z danymi z KSH
Logo pod spodem i stopka prawna: siedziba, sąd rejestrowy, KRS, NIP i kapitał zakładowy (art. 206 KSH).
| ||||
| Przykład Sp. z o.o. Siedziba: ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS KRS: 0000000000 NIP: 0000000000 Kapitał zakładowy: 5 000 zł |
Co musi zawierać stopka spółki według KSH
Kodeks spółek handlowych wymienia dane, które spółka kapitałowa podaje w pismach i zamówieniach handlowych w formie papierowej i elektronicznej, a także na swojej stronie internetowej. E-mail do klienta czy kontrahenta to forma elektroniczna, więc stopka jest najprostszym miejscem na te dane.
| Dane | Sp. z o.o. (art. 206 § 1) | S.A. (art. 374 § 1) |
|---|---|---|
| Firma spółki, siedziba i adres | Tak | Tak |
| Sąd rejestrowy i numer KRS | Tak | Tak |
| NIP | Tak | Tak |
| Kapitał zakładowy | Tak | Tak |
| Kapitał wpłacony | – | Tak |
| Oznaczenie grupy spółek | Jeśli spółka do niej należy | Jeśli spółka do niej należy |
Spółka z o.o. założona przez internet na wzorcu umowy (S24) podaje także, dopóki wkłady na kapitał nie zostały wniesione, informację o tym. Jednoosobowej działalności gospodarczej te przepisy nie dotyczą; adres i NIP w stopce są wtedy dobrym zwyczajem, nie wymogiem z KSH.
To lista danych wymienionych w przepisach, nie porada prawna. W razie wątpliwości co do Twojej spółki zapytaj prawnika.
Jak dodać stopkę w Gmailu i Outlooku
Gmail
Ustawienia (koło zębate) → Zobacz wszystkie ustawienia → Ogólne → Podpis → Utwórz nowy. Wklej Ctrl+V albo Cmd+V i na dole Zapisz zmiany.
Outlook w przeglądarce i nowy Outlook
Ustawienia → Konto → Podpisy → Nowy podpis. Wklej, ustaw jako domyślny dla nowych wiadomości i odpowiedzi, Zapisz.
Outlook klasyczny (Windows)
Plik → Opcje → Poczta → Podpisy → Nowy. Wklej. Jeśli formatowanie się rozjedzie, pobierz plik .htm i wrzuć go do %APPDATA%\Microsoft\Signatures.
Najczęstsze błędy
- Stopka jako jeden obrazek. Wiele programów pocztowych domyślnie nie pokazuje obrazków, więc odbiorca widzi puste pole: bez numeru, bez adresu i bez danych z KSH. Tekstu z obrazka nie da się też skopiować ani kliknąć, a czytnik ekranu go nie przeczyta. Dane wpisz tekstem, obrazkiem zostaw tylko logo.
- Za dużo linków i ikon. Rząd sześciu ikon mediów społecznościowych, baner i trzy linki to więcej elementów do załadowania i więcej rzeczy, które ocenia filtr antyspamowy. Wystarczy strona firmy i jedno zaproszenie, np. „Umów rozmowę”.
- Brak wersji tekstowej. Część odbiorców czyta pocztę jako zwykły tekst. Stopka z samych obrazków i tabel bez treści znika wtedy całkiem. Signature Desk kopiuje stopkę razem z wersją tekstową, która zaczyna się od separatora „-- ” (RFC 3676), po którym programy pocztowe rozpoznają stopkę.
- Logo wklejone z dysku. Obrazki osadzone w stopce Gmail i Outlook w przeglądarce wycinają, a Outlook wysyła je jako załączniki. Logo podaj jako adres obrazka na Twojej stronie.
Stopka dla całego zespołu
W generatorze ustawisz szablon firmy raz i zrobisz stopki dla maksymalnie 10 osób za darmo. Jeśli stopka ma się pojawiać na każdej skrzynce bez wklejania, ustawiam ją centralnie w Google Workspace albo Microsoft 365.
Pytania
Czy stopka mailowa w firmie jest obowiązkowa?
Przepisy nie mówią o stopce, tylko o danych. Spółka z o.o. i spółka akcyjna podają w korespondencji elektronicznej m.in. firmę, siedzibę i adres, sąd rejestrowy, KRS, NIP i kapitał zakładowy (art. 206 i 374 KSH), a stopka jest najprostszym miejscem, żeby były w każdej wiadomości. To nie jest porada prawna.
Czy mogę używać tych wzorów za darmo, także w firmie?
Tak. Skopiuj wzór albo otwórz go w generatorze, wpisz swoje dane i zrób stopki dla maksymalnie 10 osób naraz, bez rejestracji i bez znaku wodnego.
Jak dodać stopkę mailową w Gmailu?
Skopiuj stopkę, potem w Gmailu: Ustawienia (koło zębate) → Zobacz wszystkie ustawienia → Ogólne → Podpis → Utwórz nowy. Wklej Ctrl+V albo Cmd+V i na dole kliknij Zapisz zmiany.
Jak dodać stopkę mailową w Outlooku?
W Outlooku w przeglądarce i nowym Outlooku: Ustawienia → Konto → Podpisy → Nowy podpis, wklej, ustaw jako domyślny i zapisz. W klasycznym Outlooku na Windows: Plik → Opcje → Poczta → Podpisy → Nowy, wklej; jeśli formatowanie się rozjedzie, pobierz plik .htm i wrzuć go do %APPDATA%\Microsoft\Signatures.
Czemu logo musi być adresem obrazka, a nie plikiem?
Gmail i Outlook w przeglądarce wycinają obrazki osadzone w stopce, a Outlook wysyła je jako załączniki, więc najpewniejsze jest logo wczytywane z sieci. Użyj logo, które już jest na Twojej stronie.
